很多企业都会在长年累月的工作中累积了很多的文书档案，一时之间没有注意，没有划分类别，做好整理，再用的时候就很难找到，这时候就需要专业的文书档案整理员来做好整理工作，那么应该如何做好呢，下面几点是给大家的建议。
一、优化文书档案管理制度
传统的文书档案管理制度存在着一定问题，在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用
以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。
二、培养管理人员的学习能力
在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。
三、利用现代化技术进行文案管理工作
所谓的现代化技术多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。
分类方法:1)保管期限--年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。2)保管期限--年度--问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。3)问题--年度--保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。4)年度--保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。5)年度--组织机构--保管期限分类法，此为常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，然后按保管期限分类。
保管 我国档案保管期限分为永 久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
销毁1)制定保管期限表;2)制定销毁档案的审批制度;3)制定销毁档案的监销制度。
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